Au bureau, la méconnaissance des règles non dites peut coûter cher

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Vous l'ignoriez peut-être mais chaque entreprise a ses codes implicites lorsqu'il s'agit par exemple de partir plus tôt, de prendre la parole lors d'une réunion ou encore de faire des notes de frais. Des éléments qui ne sont pas toujours stipulés dans le règlement intérieur de la société. Afin d'éviter toute maladresse, certaines organisations choisissent même de formuler ces codes par écrit, ce qui est parfois risqué.


Laissez-vous un temps d'adaptation

Rarement formulées, et encore moins souvent données à l'arrivée, les consignes et pratiques culturelles d'entreprise exigent souvent un temps d'adaptation avant d'être intégrées par l'employé. Il serait pourtant parfois bien utile de les énoncer. Faut-il pour autant les rédiger par écrit ? Rien n'est moins sûr.

Disponibilité, horaires, congés : la grande inconnue

Le risque des pratiques non formulées, c'est qu'elles ne sont pas toujours comprises par tout le monde. Ce qui peut parfois entrainer un certain malaise entre les habitués et les autres. Sujet qui revient le plus souvent : les horaires, la présence au bureau et la disponibilité requise. Employé dans un fast-food, Bertrand indique ainsi sur un forum qu'il n'avait au départ pas saisi qu'il devait "pointer" avec son badge le matin et le soir à la caisse. Résultat : son directeur – estimant dans le doute que celui-ci était arrivé en retard – décidait de diminuer son temps pour déjeuner.

De son côté, Martin, un dirigeant d'une société d'architectes, explique que les règles sont tacites dans son entreprise s'agissant des vacances. Dans la mesure où les bureaux sont habituellement fermés les deuxième et troisième semaines d'août, tout le monde prend ses vacances à ce moment. Problème : un collègue, pensant que les règles n'étaient plus de mise, a pris trois semaines de congés au mois de juin. Si ce dernier est dans son droit, reste qu'il ne voulait par la suite plus s'arrêter en août, ce qui a eu pour effet de créer une tension importante entre les salariés.

Des choses qui se disent, d'autres pas

Plutôt opter pour le tutoiement ou le vouvoiement, l'e-mail ou le téléphone ? Et quid de la critique constructive en réunion ? Une chose est sûre : mieux vaut ne pas toujours prendre au pied de la lettre ce qui est officiellement indiqué. Interrogée par Rue89, Axelle a du d'ailleurs en payer les conséquences. En croyant bien faire, celle-ci s'est même mise dans l'embarras. À son arrivée dans l'entreprise, elle a cru comprendre que les réunions hebdomadaires étaient une façon pour chacun d'exprimer ses propositions d'amélioration.

Tant et si bien qu'elle a décidé de critiquer les idées qu'elle ne trouvait pas pertinentes, attendant que ses collègues en fassent de même pour les siennes. Mais il n'en a rien été et certaines personnes de l'entreprise lui en ont tenu rigueur, proposant même des idées concernant son service sans l'avertir. Conséquence : elle s'est retrouvée court-circuitée.   

Au risque de se faire licencier ?

Parfois, c'est même la façon de travailler, trop peu détaillée par la direction, qui peut avoir de fâcheuses conséquences. Simon, un internaute coiffeur, raconte ainsi qu'il a eu en charge un salon de coiffure d'une trentaine de salariés pour le compte d'une chaine durant quelques années, sans qu'il sache exactement ce qu'on attendait de lui. Au bout de deux ans, celui-ci a fini par comprendre que ses directeurs souhaitaient voir sa manière de manager changer. Par le biais d'exemples d'autres situations, la direction lui demandait finalement de séparer les salariés pour éviter que des affinités ne se forment. Las de résister à ces injonctions qui ne correspondaient pas à sa façon de faire, Simon a fini par partir.

D'une société à une autre, la culture d'entreprise est rarement identique – une différence dont l'ignorance peut coûter cher. À ce titre, François explique que l'arrivée d'un ancien directeur d'Alstom chez Valéo ne s'est pas faite sans heurt. Peu de temps après sa prise de fonction, ce dernier a en effet décidé de "mettre au placard"  deux chefs de branche pour les remplacer par d'autres.

Problème : contrairement aux habitudes d'Alstom, le placard n'existe pas chez Valéo et la seule possibilité est le licenciement. Résultat, le nouveau directeur a été discrédité puis licencié pour sa méconnaissance des règles non dites. Ce que François résume de la façon suivante : "la culture d'entreprise a eu raison de lui".

Quand les règles informulées sortent du silence

Parfois, ce pour éviter tout malentendu, certaines entreprises ou institutions décident de formuler par écrit ces règles implicites. C'est notamment le cas du ministère des Affaires étrangères, où le service des ressources humaines a créé en 2009 un Institut de formation diplomatique et consulaire pour les jeunes diplomates. Une façon de donner les clés de la maison et d'expliquer comment elle fonctionne, comment agir ou se comporter.

Mathieu (prénom modifié), un ingénieur directeur d'une entreprise BTP, a pour sa part établi une sorte de livret d'accueil pour les nouveaux arrivants dans sa société. Son objectif : expliquer le relationnel, qui fait quoi dans l'entreprise ou encore répondre aux questions les plus prosaïques : quand et comment fait-on des notes de frais, quand reçoit-on les fiches de paie, etc.

Une bonne initiative à condition de rester souple

Attention toutefois, rappelle Mathieu, l'idée n'est pas non plus de tout détailler ni de figer les choses. Car des consignes trop rigides risqueraient notamment d'entrainer leur contournement. L'essentiel est surtout de donner une trame, une ligne directrice flexible susceptible d'évoluer.

 

Sources : blog.marc-vachon, Rue89, Journaldunet, Libération, Alternatives-économiques