Que faire lors d'un contrôle Urssaf ?

Préparer un contrôle Urssaf © vancouverfilmschool/Flickr
Préparer un contrôle Urssaf © vancouverfilmschool/Flickr
Chaque année 5 % des entreprises subissent un contrôle de l’Urssaf. En moyenne, une entreprise est contrôlée tous les 5 ou 6 ans. Le contrôle est annoncé par lettre recommandée avec accusé réception au moins 15 jours avant la date prévue. Il doit être préparé afin de le faciliter.


Types de contrôle

En général, le contrôle s’effectue sur place. L’inspecteur de l’Urssaf dispose d’un droit d’entrée et de visite des locaux de votre entreprise. La lettre recommandée vous annonce la date de la visite. Elle précise la liste des documents que vous devrez produire. La liste est longue et non exhaustive. Il s’agit dans la plupart des cas des documents :

  • sociaux : les bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, avis de versement à l’assurance chômage, bulletins de paie, contrats de travail, etc. ;
  • comptables : les bilans, grands livres comptables notamment ;
  • fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition, etc. ;
  • juridiques : statuts des sociétés, transactions ;
  • divers : justificatifs de frais (notes de restaurants, de déplacements, carte grise des véhicules…).

L’inspecteur vous demandera d’accéder à votre système informatique pour faciliter ses recherches. Si vous refusez, vous devrez lui fournir ces informations de manière dématérialisée.

Dans certains cas, le contrôle s’effectue sur pièces dans les locaux de l’Urssaf. Ce type de contrôles concerne les petites entreprises possédant jusqu’à 9 salariés. L’objectif est de faciliter le travail de l’Urssaf. Bien que ce contrôle ne se déroule pas dans l’entreprise, les conditions et les garanties sont les mêmes.

Droits du cotisant contrôlé

À son arrivée, l’inspecteur de l’Urssaf vous remet la Charte du cotisant contrôlé. Ce document vous informe sur vos droits et vos obligations.

Il est dans votre intérêt que le contrôle s’effectue dans les meilleures conditions. Il convient donc de préparer les documents demandés par la lettre de l’Urssaf. De plus, l’inspecteur a le droit de consulter les documents antérieurs, jusqu’à 3 ans. S’il n’a pas le droit de les rechercher lui-même, vous devez lui fournir toutes les informations qu’il estime nécessaires.

L’avis de contrôle de l’Urssaf vous rappelle que vous avez la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix. Votre expert-comptable sera sûrement mieux informé que vous des détails de votre comptabilité. Vous pouvez donc demander que la vérification s’effectue avec son concours. Elle peut même s’effectuer dans ses locaux. Dans le même esprit, la personne chargée de la gestion des salaires peut participer à ce contrôle pour les questions qui la concernent.

Un contrôle Urssaf ne peut être reporté. Toutefois, vous pouvez obtenir un nouveau premier rendez-vous, si vous êtes indisponible à la date fixée.

Enfin, un contrôle Urssaf ne se fait pas contre vous. Il vaut donc mieux instaurer une atmosphère courtoise et sereine. Engagez le dialogue et faites de votre mieux pour faciliter le travail de l’inspecteur.