Connaître les formalités d'une embauche

Bien comprendre les formalités est essentiel.
Bien comprendre les formalités est essentiel.
Le recrutement d'un salarié obéit à des formalités particulières, et implique un certain nombre de démarches à réaliser de la part de l'employeur. Voici un récapitulatif des principales formalités à accomplir, dans l'ordre chronologique.


Déclaration préalable à l'embauche

L'employeur doit remplir une déclaration préalable à l'embauche (DPAE), au plus tôt 8 jours avant le premier jour de travail du salarié et au plus tard la veille. Si le salarié commence effectivement le travail sans que la déclaration soit effectuée, l'employeur court le risque d'être poursuivi pour travail dissimulé.

La DPAE comprend les mentions suivantes :

  • dénomination sociale de l'entreprise ou nom et prénom de l'employeur ;
  • code APE et numéro de SIREN de l'entreprise
  • adresse de l'employeur ;
  • intitulé du service de santé dont l'entreprise dépend ;
  • nom, prénoms, adresse, date et lieu de naissance et numéro de Sécurité sociale de l'employé ;
  • date et heure d'embauche ;
  • nature du contrat ;
  • durée du contrat ;
  • durée de la période d'essai (pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois).

On peut trouver un formulaire de DPAE à l'adresse suivante : http://www.urssaf.fr/images/ref_1740-DPAE_Formulaire.pdf. L'employeur peut soit procéder à la déclaration en ligne, soit l'envoyer par fax ou par lettre recommandée avec avis de réception. Le destinataire de la DPAE est soit l’Urssaf, soit la caisse de mutualité sociale agricole.

Une copie de la DPAE doit être remise au salarié, sauf si l'employeur lui a déjà remis un exemplaire du contrat de travail.

Formalités subséquentes

Suite à la DPAE, l'employeur doit procéder aux formalités suivantes :

  • inscription du salarié sur le registre du personnel ;
  • affiliation du salarié auprès de la caisse de retraite complémentaire concernée (Arrco ou Agirc) ;
  • affiliation du salarié à la mutuelle santé obligatoire, le cas échéant.

Les services de santé informés par la DPAE contactent l'employeur afin de convenir d'une date pour la visite médicale d'embauche obligatoire. La visite doit en principe être réalisée dans le courant de la période d'essai.

Etablissement d'un contrat de travail

L'employeur n'est en général pas tenu de faire signer un contrat de travail à son salarié. La DPAE suffit à le mettre en règle.

Néanmoins, lorsque le salarié est recruté pour une durée déterminée, l'établissement d'un contrat de travail est obligatoire. À défaut, on considérera qu'il s'agit d'un CDI. Le contrat doit être daté et signé par les deux parties, et chacun en conserve un exemplaire. La formalité doit être accomplie au plus tard dans les 2 jours suivant l'embauche du salarié.

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