Réaliser la comptabilité de la copropriété

Réaliser la comptabilité de la copropriété
Réaliser la comptabilité de la copropriété
Le syndic (bénévole ou professionnel) a l'obligation de tenir les comptes de l'immeuble dont il a la charge. On explique ici comment réaliser la comptabilité de la copropriété.


Ouvrir un compte bancaire séparé

Depuis la loi du 13 décembre 2000, le syndic est tenu d'ouvrir un compte bancaire séparé pour chacune des copropriétés dont il est chargé. Il a trois mois pour le faire à compter de sa désignation. Si le syndic déroge à cette obligation, son mandat est automatiquement annulé.

Il est possible pour l'assemblée générale statuant à la majorité de l'article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires) d'autoriser le syndic à ne pas ouvrir de compte séparé. Cette possibilité n'est cependant offerte qu'aux syndics professionnels. Les syndics bénévoles doivent toujours avoir recours à un compte bancaire séparé du leur.

Tenir une comptabilité séparée

Le syndic doit tenir une comptabilité séparée. Doivent y figurer la situation comptable de chaque copropriétaire au regard de ses charges propres (débit ou crédit), ainsi que la situation de trésorerie de la comptabilité de la copropriété (compte débiteur ou créditeur, impayés, etc.).La comptabilité obéit au principe du fonds de roulement depuis le 1er janvier 2002. Les dépenses prévues au budget prévisionnel voté par l'assemblée générale font l'objet d'un appel de fonds : des charges provisionnelles sont prélevées sur le compte de chaque copropriétaire au début de chaque trimestre afin de couvrir les dépenses préalablement fixées. En fin d'année, les comptes sont arrêtés, et le syndic procède le cas échéant à une régularisation, s'il existe une différence entre le montant des charges recouvrées et les dépenses réelles engagées.

Par ailleurs, les appels de fonds pour travaux sont désormais distincts des appels de charges. Ils viennent donc se greffer sur les charges trimestrielles, à la date fixée par l'assemblée générale qui a approuvé les travaux.

Faire approuver les comptes de la copropriété

Le conseil syndical a pour rôle de contrôler la régularité des comptes de la copropriété. Cette surveillance s'exerce tout au long de l'année. Les autres copropriétaires ont la possibilité, une fois par an avant la tenue de l'assemblée générale, de consulter chez le syndic l'ensemble des documents justificatifs des charges (factures, contrats d'entretien, etc.).Le syndic doit joindre à la convocation à l'assemblée générale annuelle les pièces comptables suivantes :

  • le compte des recettes et dépenses de l'année écoulée, qui récapitule les provisions encaissées et les dépenses effectuées ;
  • l'état des dettes et des créances, qui fait apparaître les factures non encore payées ainsi que les copropriétaires qui sont débiteurs envers la copropriété (retard de paiement des charges, etc.) ;
  • la situation de trésorerie, qui précise le montant total des recettes et des dépenses de la copropriété, et qui mentionne le solde du compte bancaire.

Les copropriétaires réunis en assemblée générale examinent l'ensemble des documents comptables et approuvent les comptes à la majorité de l'article 24 (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés). Il est possible de donner une approbation partielle, ou d'émettre des réserves sur certains postes de dépenses particuliers.

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