1. Exit le jargon et les abréviations
Les abréviations telles que le « CDLT » pour « cordialement » ou « SLT » pour « salutations » sont à proscrire d’un e-mail à caractère professionnel. Par ailleurs, on notera que les abréviations relatives à la terminologie interne à l’entreprise, ou à son jargon spécifique ne devront pas apparaitre dans un message externe, à moins que celui-ci ne soit à destination d’un interlocuteur avisé. L’utilisation d’une terminologie transparente et intelligible est primordiale à l’établissement et au maintien de relations professionnelles ou extra-professionnelles pérennes.
2. Eviter les formules négatives
« N’hésitez pas à nous contacter », « nous ne manquerons pas de vous rappeler », etc. : même incluse dans une invitation positive, la négation peut avoir un impact négatif sur la compréhension globale du message par l’interlocuteur. Que cela relève du conscient ou de l’inconscient, l’interlocuteur sera dominé par un sentiment général que vous n’allez tout simplement pas le rappeler. Pour réorienter la compréhension du message, il convient d’opter pour des formules positives comme « nous vous invitons à nous contacter », ou tout simplement « nous vous rappellerons », formulations résolument plus ouvertes et engageantes.
3. Soigner la formule
En conclusion, la formule de politesse est de mise. Cependant, il convient de sélectionner la formule appropriée en fonction de la relation entretenue avec l’interlocuteur et de son rang. Dans le cadre de relations professionnelles cordiales, les « cordiales salutations », « bien courtoisement », « bien à vous » et autres peuvent conclure le message de l’e-mail. Lorsque l’interlocuteur est une personne de rang élevé (comme par exemple un supérieur hiérarchique), on privilégiera des formules plus sentencieuses comme « sincères salutations ».
5. Utiliser une signature limpide
En toute fin d’un e-mail, votre signature vous définit. Elle fait état de votre nom, de votre poste au sein de l’entreprise que vous représentez, et de vos coordonnées. A des fins d’intelligibilité et de transparence, elle doit rester simple, dépouillée d’éléments (des couleurs criardes, un logo disproportionné, etc.) qui pourraient handicaper sa lecture et par la même occasion embrouiller l’interlocuteur sur votre identité ainsi que la teneur du message.
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