L’organisation d’une réunion professionnelle entre collaborateurs fait intrinsèquement partie des charges qui incombent à un manager d’équipe en entreprise. S’il est nécessaire de planifier des rencontres formelles de temps à autre pour faire le point sur l’état d’avancement d’un projet ou sur la performance de l’équipe, ces réunions ne s’improvisent pas pour autant. Pour que la rencontre soit fructueuse, il est crucial d’intégrer certaines bonnes pratiques dans l’organisation et la conduite de réunion.
Les réunions font partie de la routine de la vie en entreprise. Même en télétravail, les salariés n’y échappent pas. Ces rassemblements permettent, entre autres, d’assurer la cohésion d’équipe. Les réunions se situent au cœur de la stratégie de communication interne d’une entreprise et constituent un véritable pilier de l’intelligence collective. Pour autant, ces entrevues ne s’organisent pas n’importe comment. La planification d’une réunion efficace et productive relève de tout un art managérial. Zoom sur les détails.
Préparer en bonne et due forme une réunion efficace
Un bon manager est une personne qui sait avant tout diriger efficacement l’équipe de collaborateurs laissée à sa charge. Cela implique, entre autres, de savoir planifier des réunions de travail productives pour les raisons qui en valent la peine afin d’éviter de tomber dans la réunionite ou la manie d’organiser des réunions à tout va. La préparation d’une réunion ne relève pas d’une tâche simpliste. Pour que la rencontre soit efficace et ait du sens, il est primordial de veiller à :
- Définir l’objectif du rassemblement : l’objet de la réunion doit être explicitement annoncé pour structurer l’échange.
- Sélectionner les participants : seules les personnes directement concernées par le sujet à aborder lors de la rencontre devront y être conviées.
- Compiler les documents nécessaires : des dossiers, des rapports, ou des graphiques, une réunion efficace est toujours accompagnée de supports. Il convient également de s’assurer que les équipements nécessaires (projecteur vidéo, ordinateur, etc.) sont fonctionnels pour ne pas retarder la réunion.
Savoir choisir le format et le style de réunion à adopter
Les réunions de travail ne se ressemblent pas nécessairement. En fonction du contexte, de la thématique de la rencontre et des objectifs définis dans son cadre, le format d’une réunion peut varier d’un type à l’autre. Il est donc important, pour un manager, de définir au préalable le format que prendra la réunion qu’il organise. Il peut s’agir :
- D’une réunion d’échange ou de revue : une rencontre essentiellement centrée sur des échanges actifs entre les participants conviés pour faire le point sur la progression d’un projet, la performance de la boîte ou sur la motivation et l’esprit d’équipe.
- D’une réunion d’information : un rassemblement dont l’unique objectif est de communiquer des informations importantes à l’audience.
- D’une réunion de prise de décision ou d’une réunion de résolution de problèmes.
Selon le format adopté et le contexte de la réunion, l’organisateur peut adopter une posture de :
- Manager facilitateur, à l’écoute des échanges entre les participants ;
- Coordinateur, pour structurer la réunion et piloter activement les échanges entre les protagonistes.