1. L'objet
On néglige parfois de renseigner l’objet du mail en pensant, à tort, que le nom de l’expéditeur est suffisant pour que le destinataire devine de quoi il s’agit. Or votre destinataire a peut-être des centaines de mails par jour, et la lecture de l’objet du mail est un bon moyen rapide de hiérarchiser la lecture de sa boîte mail. Renseigner l’objet du mail vous permettra aussi d’attirer l’attention. Faites-en un « teasing » pour donner l’envie de vous lire.
2. Structure et mise en page
Un mail interminable et sans saut de page ne donne pas envie et sera probablement lu en diagonale pour gagner du temps. Soyez donc précis et concis et organisez vos idées en paragraphe. Aussi, adaptez la typographie et la longueur des lignes sur la fenêtre du mail, pour rendre la lecture plus agréable.
3. Le début et la fin
Commencer un mail par un simple bonjour est un peu trop sec. Rajoutez donc un Monsieur ou Madame. Si vous connaissez la personne, vous pouvez remplacer le bonjour par un Cher Monsieur, ou Chère Madame. Pour conclure, préférez un « Bien à vous » à un « Cordialement » et ne faites pas d’abréviation du genre « Cdt ». D’une manière générale, ne faites pas dans un mail ce que vous ne feriez pas dans une lettre !
4. Fautes d’orthographe et de grammaire
On a tendance à écrire un email très vite, comme pour profiter au mieux du gain de temps que nous offre ce type de communication. C’est une erreur. 5 minutes de plus à relire, ne représente pas du temps perdu, mais vous évitera d’être catalogué dans les incultes au pire et dans les flemmards au mieux. Si vous n’êtes pas sûrs de vous, rédigez votre mail sur Word et utilisez les outils de vérification.
5. La signature
Ne négligez pas la signature automatique. Il est important de paramétrer une signature automatique, en particulier avec votre numéro de téléphone pour que l’on puisse vous joindre. Vous pouvez également la faire évoluer en fonction des évènements, ce qui montre que vous êtes pro actif : participation à un salon, lien vers votre site…
6. Un mail n’est pas un SMS !
Beaucoup de gens font cette erreur et utilisent les codes admis en SMS. Or ces codes ne passent pas dans un mail. Comme dit plus haut, bannissez les abréviations, et aussi n’utilisez pas de smileys ou autre emoji familier. Un smiley est plutôt le signe d’une difficulté à échanger, et non une marque de connivence. Dans le travail, il donnera une image de vous défavorable, surtout si vous ne connaissez pas la personne.
7. Le destinataire
Faites attention lorsque vous tapez les premières lettres du nom de votre destinataire : votre carnet d’adresses peut vous proposer un autre nom proche, et si vous allez trop vite, vous risquez d’envoyer votre mail à quelqu’un d’autre ! Si vous faites part à d’autres du mail que vous envoyez, prenez garde à bien les inscrire en Cc ou Cci. Si vous placez les adresses en CC au lieu de Cci, cela peut vous poser de graves problèmes, car cela révèle une grande légèreté.