Savez-vous que le temps qu'il vous faudrait consacrer pour visionner tous les épisodes de la dernière saison de Breaking Bad d'affilée correspond au temps que vous passez chaque semaine à traiter vos mails ? Car en moyenne, nous consacrons une bonne dizaine d'heures, autrement dit plus de 20 % de notre semaine de boulot, à consulter, supprimer, classer et envoyer des mails. Voici quelques conseils pour y remédier.
D'après un rapport publié par la McKinsey Global Institute, une personne moyenne passe pas moins de 13 heures par semaine à gérer ses mails, soit 28 % de son temps de travail. Ainsi, tandis que les salariés avaient encore dans les années 90 un rapport positif avec leurs emails, qu'ils s'empressaient alors d'ouvrir, cette relation est aujourd'hui devenue largement plus problématique. C'est ce que souligne l'entrepreneur Dmitri Leonov, qui vient de concevoir un outil de gestion de messages pensé pour ne pas tomber dans la spirale infernale : SaneBox.
Pour les spécialistes, cette nouvelle façon d'envisager sa boîte mail s'explique par le fait que nous nous attendons toujours à ce que nos destinataires répondent à leurs mails au bout de quelques heures seulement. Chose que ces derniers attendent d'ailleurs également de notre part. Or, cette façon de penser alourdit considérablement les échanges. Si vous voulez enfin réussir à passer moins de temps à gérer vos mails, devenir plus productif et regarder votre série favorite, suivez ces trois recommandations données par Leonov.
Pensez vos mails comme un jeu de Tetris
Dans un premier temps, il est crucial que vous cessiez d'envisager vos courriels comme une chose dont vous pourriez venir à bout. Non, le mieux, pour ne pas devenir fou, est de penser vos mails comme l'équivalent d'une partie sans fin de Tetris. Ainsi, en partant du principe que vous ne pourrez jamais vraiment gagner, vous serez déjà dans une meilleure disposition pour les gérer. Tous vos mails sont traités mais vous en retrouvez une centaine de nouveaux dès votre arrivée au bureau ? Pas de panique, le tout est de dédramatiser les choses et percevoir la chose sous l'angle du jeu.
Ne faites pas de vos mails votre principale priorité
Vous avez commencé à envisager les courriels comme une partie de Tetris ? Bien, maintenant, il est important que vous vous mettiez en tête que les courriels ne doivent pas devenir pour vous la priorité numéro un. Pourquoi ? Parce que les mails ne sont finalement qu'une tâche de la liste d'une autre personne qui vous a été confiée. Certes, vous vous devez donc de noter cette tâche sur votre liste, mais pas tout en haut.
La dextérité, dans le petit monde de la boîte mail, est votre meilleur atout. Or, pour devenir virtuose en la matière, l'idéal est d'apprendre à jeter un œil furtif sur tous vos courriels le matin pour identifier les plus importants. Mais attention : fermez-les aussitôt de façon à ce qu'ils ne vous empêchent pas de vous consacrer aux autres tâches plus prioritaires. Ensuite, de temps à autre, dédiez des petits blocs de temps pour les consulter, les effacer et y répondre. À noter que durant ces périodes, mieux vaut ne pas faire trop de choses à la fois, car cela pourrait rendre les choses encore plus compliquées.
Hiérarchisez et organisez vos courriels
Même si vous considérez inconsciemment que la newsletter vous donnant le plat du jour est aussi importante voire davantage que le dernier mail de votre supérieur, sachez que cette perception peut ralentir fortement votre productivité et même devenir une source de stress, sur le long terme. Afin d'éviter ce type de situation, mieux vaut donc ne pas hésiter à supprimer en vrac les choses futiles, puis classer et étiqueter le reste des courriels en fonction de leur sujet et de leur expéditeur. À noter que Gmail permet par exemple de vérifier si l'on est l'unique destinataire d'un mail ou si l'on fait partie d'un groupe.
Enfin, pour les personnes qui culpabiliseraient à l'idée d'encombrer inutilement les boîtes mail des autres, n'oubliez pas qu'il est en général nettement plus long de répondre à un mail que de l'écrire. Le mieux est donc de faciliter et de baliser la tâche de votre destinataire. Pour ce faire, n'hésitez pas à ajouter des phrases clé et de mettre en gras les informations les plus importantes. Aussi, faites en sorte que votre message soit simple et concis, un peu à la façon de Twitter. Cette méthode devrait, selon Leonov, permettre de clarifier la mission du destinataire.