Identifiez vos besoins
Vous devez choisir en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin : avez-vous des difficultés à organiser vos réunions ? Avez-vous besoin de travailler régulièrement à plusieurs sur le même document ?
Parfois, un outil payant est inutile : vous pouvez très bien utiliser des outils en ligne gratuits tels que Google Docs.
Un simple tableau affiché dans vos locaux peut aider à organiser les réunions, surtout si vous gérez une entreprise de petite taille.
Adoptez une solution collaborative en fonction de vos besoins et non l’inverse.
Pensez à l’avenir
Préférez des outils faciles à implémenter et à abandonner. Il est très difficile de prédire comment votre entreprise va évoluer et comment votre organisation interne en sera affectée.
Une solution collaborative qui vous convient aujourd’hui peut très bien vous paraître encombrante demain : en règle générale, préférez la solution la moins chère. Il vous sera toujours plus simple de passer à une offre supérieure que de faire marche arrière si vous avez vu trop large.
Budget nécessaire pour une solution collaborative
Le budget entre également naturellement en compte dans le choix d’une solution collaborative : les bénéfices de cette solution sont-ils supérieurs aux coûts ?
Ne négligez pas les frais cachés liés aux difficultés de migrer vos données sur les nouveaux outils ainsi qu’à la formation des employés.
La meilleure solution collaborative est inutile si elle est mal utilisée.
Quel type de solution collaborative ?
Il existe globalement deux options pour votre solution collaborative :
- externaliser les aspects techniques à un prestataire (approche "Software as a Service", ou SaaS) ;
- installer vous-même ces logiciels sur un serveur au sein de votre entreprise.
Pour des sociétés de petite taille, il vaut en général mieux laisser la gestion technique à un prestataire, car la gestion d’un serveur peut s’avérer coûteuse (frais d’hébergement, de maintenance, etc.).
Quelques solutions de collaboration en équipe disponibles
De nombreuses solutions collaboratives existent à l'heure actuelle, les plus connues étant Microsoft Exchange et Lotus Notes.
Ces solutions présentent les fonctionnalités les plus importantes :
- la gestion de projets ;
- des outils de conférence ;
- un système de messagerie ;
- le partage de calendriers et de documents.
Microsoft Exchange comme Lotus Notes sont disponibles en SaaS. N’hésitez pas à prendre le temps de considérer la solution que vous trouvez la plus confortable, car elle va devenir un élément prépondérant de l’organisation interne de votre entreprise.
Une nouvelle solution Microsoft est apparue récemment : Office 365. Contre un abonnement mensuel, Microsoft propose en Saas la plupart des services offerts par les suites Microsoft Office (exchange, word, excel…) en y ajoutant des outils de gestions de réunion, de messageries instantanées.