Animer une réunion

Par : Caroline Boithiot - Dernière modification : 8 mars 2013 - fiche pratique
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animer reunion

Animer une réunion

La réunion vous permet d'unir les compétences et les expertises des participants dans le but d'atteindre un objectif précis. Votre rôle d'animateur est donc de créer les conditions favorables pour que cet objectif soit atteint dans un temps imparti.


Etape 1 : Vous préparez la réunion

Vous devez

  • définir clairement les objectifs ;
  • préparer le plan ;
  • définir la date, l'heure et la durée de la réunion ;
  • choisir un lieu approprié.


Enfin, vous lancez les convocations en y indiquant un ordre du jour détaillé.

En effet, une réunion ne s'improvise pas. Elle se prépare en amont. La qualité de la préparation va influer sur la qualité de la rencontre pour qu'elle ne se réduise pas à un simple échange verbal et qu'elle soit fructueuse.

Le jour J, vous devez arriver suffisamment en avance pour préparer la salle et le matériel. Vous procurez le confort nécessaire à une bonne réunion.

Etape 2 : Vous lancez la réunion

Vous définissez l'objectif que vous devez atteindre à la fin de la réunion.

Vous rappelez l'ordre du jour (c'est-à-dire les différents sujets à aborder) et la durée de la réunion.

Vous attribuez à un participant la tâche de prendre des notes. C'est lui qui rédigera ensuite un compte-rendu.

Si les participants ne se connaissent pas tous, réalisez un rapide tour de table pour effectuer les présentations et mettre en confiance les personnes présentes.

Etape 3 : Vous pilotez et régulez la réunion

Il s'agit d'un rôle délicat et décisif. Vous devez stimuler les échanges et permettre à chacun de s'exprimer. En effet, tous les participants doivent pouvoir apporter leur contribution au sujet, et se sentir valorisés.

Vous respectez les interventions et orientez la progression des débats.

Votre rôle consiste à réguler les temps de parole et éviter les débordements. Vous devez donc maitriser avec finesse les participants agressifs ou qui monopolisent la prise de parole.

Etape 4 : Vous clôturez la réunion

La clôture de la réunion vous permet de synthétiser les échanges et de prendre des décisions. C'est le moment pour vous d'obtenir un consensus du groupe.

Préparez la salle de façon à ce que les échanges soient efficaces : toutes les personnes présentes doivent pouvoir se voir. Vous serez plus à l'aise si vous êtes tous assis autour d'une table ronde, ou si les places sont disposées en U. N'oubliez pas de tester votre matériel avant la réunion.


 

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