Gestion du temps : nos 10 astuces

Les astuces pour mieux gérer son temps
Les astuces pour mieux gérer son temps
Gérer son temps est une question d'organisation. Quelques changements d'habitude très simples à appliquer suffisent à vous faire gagner un temps précieux, au travail comme à la maison.


1. Faites des listes et hiérarchisez vos tâches

La gestion du temps commence par une bonne organisation. Apprenez à faire des listes de tâches. Sachez privilégier celles qui sont urgentes et faciles à résoudre. Bien gérer son temps, c'est aussi apprendre à se concentrer : ne traitez qu'un sujet à la fois !

Si vous travaillez sous Outlook, n'hésitez pas à vous créer une liste des tâches à réaliser. Lorsque l'une de ces tâches a été réalisée, plutôt que de l'effacer, barrez-la. Il est toujours gratifiant que voir que son travail avance. 

Dans votre agenda, utilisez des couleurs différentes pour distinguer les tâches les plus urgentes des moins urgentes.

Dans votre boîte mail, créez des sous-dossiers : dossier en attente, à traiter, traité, urgent, pas urgent... Ces sous-dossiers doivent refléter votre organisation. Attribuez-leur des couleurs ou des indicateurs de suivi selon leur état. Ces indicateurs sont très efficaces, ils permettent notamment d'éviter d'oublier de traiter une tâche.

2. Ecoutez-vous

Sentez le bon moment pour faire les choses. Il y a des jours où on est efficace pour passer des nombreux appels, d'autres où on préfèrerait éviter le contact, élaborer des bilans et ranger son bureau...

Evitez cependant la procrastination en repoussant sans cesse les tâches qui vous déplaisent. Alternez celles qui vous intéressent et celles qui vous déplaisent.

3. Sachez déléguer

Les tâches que vous jugez moins importantes à réaliser, plus faciles ou moins dans vos compétences peuvent être sous-traitées. Faites participer collègues, stagiaires, amis ou famille, et faites leur confiance !

Le fait de déléguer permet de responsabiliser les personnes qui vous entourent et de vous décharger de tâches qui ne sont pas nécessairement de votre ressort.

Comment savoir si une tâche est de votre ressort : demandez-vous en quoi elle correpond à vos impératifs de mission.

4. Soyez clair(e) et concis(e)

Une bonne communication contribue à une meilleure gestion du temps. Si vos ordres, consignes et recommandations sont clairs et compréhensibles, vous gagnerez en efficacité.

Si vous organiser une réunion, assurez-vous que l'ordre du jour est clair, qu'il est partagé par tout le monde et que toutes les personnes impliquées en ont eu connaissance avant que celle-ci ne démarrre. 

Commencez à l'heure et annoncez dès le début l'heure de fin prévue de la réunion.

5. Munissez-vous d'un agenda

Ne négligez pas l'utilité des outils ou logiciels de gestion du temps : agenda, calendrier, plannings. Ils vous permettent d'organiser vos journées, vos semaines et sont de précieux aide-mémoire.

Aujourd'hui avec les agendas partagés ou connectés (Outlook, Google Calendar...) il est très facile de mutualiser ses rdv, d'envoyer des inviations à ses correspondantes et de le faire directement depuis son téléphone mobile. Ainsi plus de risque d'erreurs de dates ou de rdv mal notés.

6. Apprenez à connaître votre rythme pour adapter votre gestion du temps

Soyez à l'écoute de votre rythme biologique. Si vous êtes plus efficace le soir, organisez-vous pour effectuer les tâches les plus difficiles à ce moment. Si vous réfléchissez mieux le matin, assurez-vous que les plages de temps consacrées à la réflexion y seront plus nombreuses que celles consacrées aux activités plus mécaniques.

7. N'ayez pas peur de dire non

Si vous sentez qu'il vous est impossible de rendre un service, n'hésitez pas à le signaler. Mieux vaut être sincère. Personne n'est indispensable.

8. Apprenez à identifier les activités chronophages

Savoir gérer son temps, c'est apprendre à maîtriser les distractions qui vous déconcentrent et vous font perdre du temps inutilement. Pensez à vous isoler en coupant le téléphone ou en fermant la porte de votre bureau.

Si vous recevez beaucoup d'emails tout au long de la journée et que ces emails vous accaparent en vous privant de temps pour d'autres activités, alors pensez à "couper" pendant 1 heure ou 2 ce flux. Votre esprit sera alors 100% disponible pour d'autres tâches.

Lors de votre retour de vacances, gardez-vous la première journée pour consulter les mails reçs en votre absence. N'organisez de réunion ou ne prenez de rdv que le lendemain de votre retour.

9. Offrez-vous des plages de repos

Prévoyez des moments de détente dans votre agenda et prenez-les sans culpabiliser. Votre efficacité et votre concentration sont étroitement liées à votre niveau de stress et de fatigue.

Prendre du recul permet non seulement de juger ce que l'on a fait et ce qu'il reste à faire, mais aussi de donner du temps à la réflexion. 

10. Fixez-vous des objectifs réalistes

Une bonne gestion du temps doit être réaliste. Ne planifiez pas la réalisation d'une multitude de tâches en un temps record. Lancez-vous des défis, mais sans vous décourager.

Aller jusqu'au bout d'une tâche permet d'éviter d'être confronté avec le sentiment de culpabilité qui nait lorsque l'on n'a pas mené une chose à son terme. A l'inverse finaliser une tâche procure une certaine satisfaction. Aussi, ne laissez pas de côtés de choses à faire.

Cet article a recueilli 2 avis. 100% des utilisateurs ont trouvé cet article "pratique".