Comment procéder pour bien organiser un évènement d’entreprise ?
Il arrive bien souvent que l’on ait besoin d’organiser un évènement d’entreprise. La qualité de l’organisation est alors le principal facteur de réussite pour l’évènement et il s’avère nécessaire de procéder avec grand soin.
Les évènements d’entreprise sont en effet un bon moyen de lancer un produit, de réunir ses clients, de motiver ou encore de remercier ses employés. En raison du caractère délicat de telles occasions, l’organisation d’un évènement d’entreprise requiert une bonne préparation.
Afin de se simplifier une partie de la tâche et de mettre de son côté toutes les chances de succès dans la phase de préparation, les conseils dispensés ici s’avèrent bien utiles pour organiser un évènement d’entreprise réussi.
Les principales étapes à suivre
Déterminer les objectifs de l’évènement
Durant la phase de planification requise pour l’organisation d’un évènement d’entreprise, il est primordial de définir les objectifs justifiant la tenue dudit évènement.
Une vision claire de ces objectifs permet de déterminer le format de l’évènement ainsi que la stratégie globale à adopter. Il est alors plus aisé de visualiser avec précision les principaux axes à considérer dans l’organisation.
Une question centrale consiste à identifier la raison pour laquelle l’on organise un évènement professionnel. Cela dit, il n’y a pas vraiment de règle figée en matière d’objectifs pour des évènements en entreprise et c’est à chaque entreprise de définir ses objectifs.
À titre illustratif, quelques objectifs pouvant justifier d’organiser un évènement d’entreprise sont présentés ci-après :
- La promotion de l’entreprise, de sa vision et de ses produits ou services ;
- L’annonce d’un changement de stratégie ou la recherche de nouveaux clients ;
- L’acquisition de nouveaux prospects ou la motivation de certains collaborateurs ;
- Des remerciements à adresser à ses équipes ;
- La création d’un cadre pour réfléchir aux problématiques du marché ;
- La fidélisation de la clientèle ;
- La recherche de nouveaux partenaires ;
- Le développement de la culture d’entreprise ;
- L’occasion de convaincre des fonds d’investissements.
Retenir la date et le lieu
Outre l’objectif, il importe également de définir la date et le lieu de l’évènement.
L’organisation évènementielle pouvant se révéler chronophage, il est recommandé de choisir une date assez éloignée dans le temps pour avoir tout le loisir de s’organiser et de préparer les intervenants.
En fonction du type d’évènement, il peut être nécessaire de prendre en compte les périodes auxquelles les salariés peuvent avoir à garder leurs enfants.
Pour s’assurer de réunir tous les salariés, il peut être préférable de programmer l’évènement pour des heures de travail en journée. À l’inverse, pour les évènements publics et extérieurs, il est préférable de les planifier sur des moments de liberté.
Le lieu devant abriter l’évènement constitue la pierre angulaire de l’organisation et le déterminant premier du processus à suivre pour organiser un évènement d’entreprise. Dans l’idéal, pour s’assurer de sa disponibilité, il faut en faire la réservation 12 à 18 mois à l’avance.
Il faut noter que plus ce lieu est prisé, plus il sera difficile à obtenir. Certains lieux doivent même être réservés plusieurs années à l’avance.
Réserver le plus tôt possible permet donc de mettre toutes les chances de son côté. La beauté, l’originalité mais également l’accessibilité, l’accueil et la qualité de la restauration, l’hébergement ou encore la surface disponible sont autant d’éléments à prendre en compte dans le choix du lieu.
Il est possible de louer une salle de réunion pour s’assurer d’avoir tous les aménagements nécessaires pour un usage professionnel.
L’organisation logistique
Organiser un évènement d’entreprise implique une bonne part de logistique. Celle-ci inclut toutes les dispositions techniques à prendre et peut concerner une multitude d’aspects parmi lesquels :
- L’éclairage ;
- La sonorisation ;
- L’accès internet ;
- Les bornes de charge pour équipements électroniques.
Elle inclut également la mise à disposition de tous les éléments permettant aux participants de prendre une part active à l’évènement.
Des conseils utiles pour organiser un évènement d’entreprise
Bien planifier
Une organisation réussie nécessite une planification et une coordination optimales.
Tous les aspects requérant d’être prévus en amont doivent être pris en charge suffisamment tôt.
C’est notamment le cas des diverses réservations à faire, des contacts à prendre ou des autorisations à obtenir.
De même, le déroulé de l’évènement doit être minutieusement prévu et tous les intervenants doivent être éclairés quant à la nature et à l’étendue de leur participation.
Être bien entouré : Recourir à des prestataires spécialisés
Si l’on vise un succès sans conteste, organiser un évènement d’entreprise ne peut relever de l’improvisation. Pour cela, il convient de faire recours à des professionnels pour les aspects spécialisés qui sont inclus dans l’évènement.
La sollicitation d’un professionnel de l’évènementiel permet une excellente coordination et fournit l’accès à des idées qui ne peuvent être issues que de l’expérience de ce professionnel. Il peut être utile de rédiger et de lui soumettre un cahier des charges afin de préciser les attentes.
Divers autres spécialistes peuvent être sollicités pour veiller à des aspects spécifiques de l’évènement tels que :
- La restauration ;
- La sécurité ;
- La sonorisation ;
- L’accueil et l’orientation des participants.
Soigner la communication
Communiquer sur un évènement permet de s’assurer que toutes les personnes attendues y seront présentes. Les contenus à communiquer, les supports du message et toutes les autres modalités de cette communication doivent être définis avec soin.
Cela importe car la communication reflète l’image de l’entreprise. Outre les supports classiques, à l’ère du digital, il convient d’employer des outils modernes pour assurer la communication.
Apprenez-en plus ici sur la communication digitale.
Bien évidemment, l’ampleur de la communication doit être en adéquation avec celle de l’évènement.
Maîtriser le budget
Pour organiser un évènement d’entreprise comme pour de nombreuses autres démarches, le budget est une colonne essentielle. Bien plus que les ambitions de l’entreprise, c’est le budget disponible qui permet de définir la dimension que prend l’évènement.
Celui-ci dans son ensemble doit donc être organisé en fonction du budget qui y est dédié. Les principaux postes de dépenses à considérer pour organiser un évènement d’entreprise sont :
- Le lieu : location de la salle, sa décoration, la caution et l’assurance ;
- Les installations techniques : projecteurs, enceintes, microphones, caméras et podium ;
- La restauration ;
- Les animations ;
- Les ressources humaines.
Lorsque le budget est limité, il convient d’essayer de réduire ses coûts autant que faire se peut. Pour organiser un évènement d’entreprise avec succès, il faut aussi garder à l’esprit que les bonnes idées ne sont pas forcément les plus chères.