Indemnités de déplacement : quelles conditions pour en bénéficier ?

Découvrez les conditions pour bénéficier des indemnités de déplacements
Découvrez les conditions pour bénéficier des indemnités de déplacements
Si vous utilisez les transports publics pour les trajets entre votre résidence et votre lieu de travail, votre entreprise doit prendre en charge vos indemnités de déplacement. Des exonérations sociales et fiscales peuvent également concerner les frais de carburant d'un véhicule personnel utilisé sur ces trajets.


Indemnités de déplacement pour les frais de transport collectif

Votre employeur a l'obligation de prendre en charge une partie de vos frais d'abonnement de transport, pour les déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail.

Cette prise en charge concerne les moyens de transport public ainsi que les services publics de location de vélos (comme le Vélib’ à Paris).

À noter que cette prise en charge par votre employeur n’est pas obligatoire si vous percevez déjà des frais de déplacement.

Les abonnements concernés par la prise en charge :

  • abonnements SNCF annuels, mensuels ou hebdomadaires à voyages illimités ;
  • cartes et abonnements RATP mensuels ou hebdomadaires à voyages illimités ;
  • abonnements à un service public de location de vélos ou tout autre transport public.

Le montant de la prise en charge est de 50 % du coût de ces abonnements, sur la base des tarifs 2ème classe pour la SNCF.

Cas particuliers :

  • si votre nom ne figure pas sur le titre de transport, une attestation sur l’honneur suffit pour ouvrir droit au remboursement des frais de déplacement ;
  • si vous êtes intérimaire, une attestation sur l’honneur à l’entreprise qui vous emploie suffit également pour obtenir le remboursement de vos frais de déplacement en transports publics ;
  • en cas de changement des modalités de remboursement prévues par votre employeur, celui-ci doit vous avertir avec un délai minimum d'un mois ;
  • si vous travaillez à temps partiel, la prise en charge est proportionnelle au nombre d'heures travaillées, sur une base hebdomadaire de 35 heures.

En tant qu'employeur, vous bénéficiez d'avantages sociaux et fiscaux pour la prise en charge des frais de transport collectif de vos employés :

  • la prise en charge légale (50 %) n’entre pas dans l’assiette de calcul des cotisations sociales, de la CRDS et de la CSG ;
  • vous bénéficiez d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite du montant de la prise en charge légale.

Indemnités pour les frais de déplacement

Votre employeur peut prendre en charge une partie des frais de déplacement de votre véhicule personnel pour les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail lorsque :

  • votre domicile ou votre lieu de travail se trouvent en dehors de la région Ile-de-France ;
  • l'usage de votre véhicule personnel est indispensable (trajet mal desservi par les transports en commun, horaires de travail particuliers…).

À noter :

  • cette prise en charge n’est pas cumulable avec la prise en charge des frais de transports collectifs ;
  • cette prise en charge concerne les frais de carburant ainsi que les frais d’alimentation électrique (pour un véhicule électrique) ;
  •  elle est à la discrétion de votre employeur, qui doit cependant en faire bénéficier l’ensemble de ses salariés s’il met ce dispositif en place.

Certains salariés sont exclus de la prise en charge des frais de déplacement :

  • salariés bénéficiant d’un véhicule de fonction ;
  • salariés habitant à proximité immédiate du lieu de travail ;
  • salariés dont l’employeur assure gratuitement le transport.

À noter : si vous êtes salarié à temps partiel, le calcul des indemnités de déplacement s’effectue proportionnellement à votre temps de travail sur la base d’une durée légale de 35 heures hebdomadaires.

En tant qu’employeur, vous bénéficiez d'avantages sociaux et fiscaux pour la prise en charge des frais de déplacement de vos employés :

  • la prise en charge légale de ces indemnités de déplacement est exonérée de toute cotisation d'origine légale ou conventionnelle (sécurité sociale, CSG, CRDS, régimes de retraite complémentaires, régime d’assurance chômage, taxe d’apprentissage…) ;
  • vous bénéficiez d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite d’un montant de 200 € par an et par salarié.