Remboursement des frais professionnels

Par : Philippe Colin - Dernière modification : 25 juin 2012 - fiche pratique
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Le remboursement des frais professionnels

Vous êtes salarié et avez engagé des frais à l'occasion de votre activité professionnelle : faites-vous rembourser par votre employeur.


Qui peut en bénéficier ?

Tout salarié qui, dans le cadre de ses fonctions, engage personnellement des dépenses pour l'accomplissement de sa mission a le droit de se faire rembourser par son employeur.

Attention, la définition des frais professionnels ne correspond qu'aux dépenses qui sont inhérentes à l'emploi et effectivement utilisées conformément à leur objet.

Par exemple, la salarié qui doit se rendre en train dans une autre ville pour les besoins d'une mission et qui, ne pouvant regagner son domicile dans la journée, doit manger au restaurant et dormir à l'hôtel a droit au remboursement de ses frais de déplacement, de restauration et d'hôtel.

Cependant, l'achat de cigarettes et de vêtements ne concerne pas directement sa mission et n'est donc pas remboursable.

Quels sont les avantages ?

Les dépenses concernées sont essentiellement les frais de transport, frais de repas et frais d'hébergement.
Fiscalement, les remboursements de frais professionnels engagés par le salarié ne sont pas imposés.

A noter : les modalités de remboursement peuvent être précisées dans la convention collective. Pensez à la lire.

Comment être remboursé ?

La prise en charge de ces frais par l'employeur se fait :

  • soit par versement d'une indemnité forfaitaire fixée à l'avance. Les montants forfaitaires sont fixés par l'Urssaf, le salarié reçoit une indemnité en même temps que son salaire et paie donc les frais sans en demander le remboursement par la suite ;
  • soit par remboursement de l'employeur sur présentation des justificatifs.


Si le salarié choisi le remboursement des frais, il devra fournir à l'employeur les justificatifs des différentes dépenses (carte de transport, facture d'hôtel ou restaurant).

Certaines dépenses ne peuvent pas être remboursées de manière forfaitaire et doivent forcément l'être au cas par cas, sur la base des justificatifs. Il s'agit notamment des salariés en télétravail pour l'achat des ordinateurs ou téléphones mobiles.

Contenu mis à jour le 25/06/2012

Attention : pour des raisons fiscales et comptables, l'employeur ne pourra rembourser que les frais dont l'existence et le montant sont justifiés. Gardez vos factures et tickets de caisse.

L'employeur a l'obligation de rembourser les salariés ayant engagé des frais professionnels dans le cadre de leur activité. D'un point de vue légal, le salarié a 5 ans pour demander le remboursement de ces frais. Sauf si l'employeur impose à ses salariés un certain délai pour remettre leurs justificatifs de paiement : si le délai est dépassé, les frais ne sont pas remboursés.


 

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