C’est déjà l’été et le moment de partir en vacances avec sa famille. Quelques précautions s‘imposent pour profiter pleinement de ces moments de détente et ne pas se soucier du bureau.
95% des salariés auraient pris des vacances entre juin et septembre 2015. Pour laisser de côté la vie professionnelle durant ces quelques jours de répits, il est important de bien s’organiser.
Bien organiser les tâches
Trois semaines avant le départ, dressez une liste des dossiers prioritaires et des tâches à accomplir avant votre départ. C’est aussi le moment de trouver une personne sûre qui pourra assurer l’intérim au cours de votre absence. Pensez à déléguer des tâches spécifiques à d’autres collègues pour ne pas surcharger votre remplaçant. N’oubliez pas de le tenir informé des éléments spécifiques à chaque dossier. Cette précaution est nécessaire pour éviter de recevoir des appels pendant votre congé. Toutefois, il est conseillé de laisser un numéro pour vous joindre uniquement en cas d’urgence.
Ranger son bureau
Trier les dossiers et bien les ranger faciliteront la vie à vos collaborateurs. Ainsi, ils pourront s’y retrouver plus simplement. Une réunion avec toutes les personnes sollicitées pour assurer vos tâches permettra d’indiquer l’emplacement des dossiers et de donner les consignes utiles. La personne qui assurera l’intérim aura peut-être à s’installer derrière votre bureau en votre absence, il est donc important d’en faire un espace bien rangé. N’oubliez pas de laisser des traces de votre existence pour lui rappeler que votre absence n’est que passagère.
Informer ses interlocuteurs
Cinq jours avant votre départ, informez les autres services de votre entreprise de votre absence et des mesures prises en conséquence. Faites-en de même pour vos clients et fournisseurs afin de les rassurer. Pensez aussi à enregistrer un message d’absence dans votre répondeur en indiquant les coordonnées de votre remplaçant.