Formalités liées à l'état civil

Par : Philippe Colin - Dernière modification : 27 mars 2014 - fiche pratique
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Les formalités liées à l'état civil

Toute personne peut être amenée à faire photocopier une pièce d'état civil, à faire légaliser un document, à le faire traduire ou à en déclarer la perte.


Légalisation d'un document

La légalisation atteste la vérité des signatures apposées sur un acte et de la qualité des signataires.

Elle donne lieu à l'apposition d'un cachet.

La légalisation de documents français peut être demandée par des autorités étrangères.

Où s'adresser ?
Au Service de légalisation du ministère des Affaires étrangères et européennes, 57, boulevard des Invalides - Paris 7e. Cette formalité peut être effectuée par correspondance (joindre une enveloppe timbrée à la demande).

Quels sont les frais ?
Le tarif applicable dépend de la nationalité des personnes (physiques ou morales) directement concernées par les documents :

  • pour un certificat d'hébergement, la nationalité retenue est celle de l'invitant ;
  • pour une procuration ou un pouvoir, la nationalité prise en compte est celle du mandant, qu'il soit une société ou un particulier.


Lorsque le document concerne plusieurs personnes de nationalités différentes, le tarif applicable est le tarif le plus élevé.

Pour les personnes de nationalité française et les ressortissants étrangers non soumis à un tarif de réciprocité :

  • 2 € par document et non par page ;
  • 1 € pour les actes d'état civil (naissance, mariage, décès, reconnaissance).


Pour les personnes soumises à un tarif de réciprocité :
Le tarif est variable en fonction de la nationalité du concerné. Pour plus d'informations, consulter le site du ministère des Affaires étrangères.

Quels sont les délais ?
Un délai minimum de 48 heures sera demandé pour tout dossier remis au guichet et comportant plus de 15 pièces. Tous les dossiers de moins de 15 pièces pourront être récupérés immédiatement.

Copie ou photocopie conformes d'une pièce

Depuis la publication du Décret du 1er octobre 2001, les administrations de l'Etat et des collectivités territoriales, les établissements publics, les entreprises et les caisses et organismes contrôlés par l'Etat ne peuvent plus exiger des usagers la production d'une copie certifiée conforme d'un document.

Les photocopies des documents originaux, si elles sont lisibles, sont acceptées. En cas de doute sur la validité de la copie produite, l'administration pourra réclamer l'original.

Cependant, comme pour la légalisation, les autorités étrangères peuvent réclamer une certification conforme.

Où s'adresser ?
Dans ce cas, il faut apporter le document et sa copie (ou sa photocopie) :

  • à la mairie ou éventuellement au commissariat de police (ou la gendarmerie) pour les documents établis à l'étranger en langue française ;
  • au consulat du pays concerné pour les documents rédigés en langue étrangère ;
  • à la chambre de commerce et d'industrie pour les copies de lettres et contrats commerciaux ;
  • au greffe du tribunal pour la copie d'un jugement qu'il a rendu.


Quels sont les frais ?
Gratuit et le prix d'un timbre fiscal si demandé.

Délai d'obtention
Variable (au minimum 24 heures).

Déclaration de perte

Que faut-il faire ?

  • présenter une pièce justificative d'identité. (en cas de perte des papiers d'identité, se présenter avec 2 témoins majeurs pouvant attester son identité) ;
  • donner tous renseignements sur l'objet et les circonstances de la perte.


Où s'adresser ?

  • à la préfecture (ou sous-préfecture), ou au commissariat (à défaut, à la mairie) desservant le lieu probable de la perte ;
  • à la mairie d'arrondissement pour Paris.


Quels sont les frais ?
Gratuit.

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